Privacybeleid

Hodzic Administratie & Advies · Versie 1.5 · 14 oktober 2026

Wie wij zijn

Hodzic Administratie & Advies verwerkt persoonsgegevens van klanten, van contactpersonen bij klanten en van bezoekers van deze website. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.


Naam	Hodzic Administratie & Advies
Adres	Compagnieweg 56, 1212 EB Hilversum
KvK-nummer	42166937
E-mail	info@hodzicadministratie.nl
Website	www.hodzicadministratie.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Voor alle vragen over privacy kun je terecht bij bovenstaand e-mailadres.

Onze twee rollen

Dit is belangrijk om te begrijpen, omdat het bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij voor onszelf verwerken: onze eigen klantadministratie, onze facturatie, de vastlegging van onze advisering, en het cliëntenonderzoek dat wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten uitvoeren. Bij die verwerkingen bepalen wij zelf het doel en de middelen.

Wij zijn verwerker wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend volgens jouw instructies verwerken, bijvoorbeeld bij het voeren van een loonadministratie voor jouw personeel. Dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en leggen wij de afspraken vast in een aparte verwerkersovereenkomst.

In de opdrachtbevestiging leggen wij per dienst vast welke rol van toepassing is.

Welke gegevens wij verwerken

Van klanten en hun contactpersonen

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, telefoonnummer, e-mailadres, burgerservicenummer, gegevens van het identiteitsbewijs, bankrekeningnummer, KvK-nummer en btw-identificatienummer, financiële en fiscale gegevens, en gegevens over de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van je onderneming inclusief de uiteindelijk belanghebbenden.

Van bezoekers van deze website

De gegevens die je zelf invult in een formulier op deze website, en technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken en te beveiligen: je IP-adres en de pagina's die je opvraagt worden kortstondig vastgelegd in de logbestanden van onze hostingpartij.

Deze website plaatst geen trackingcookies en volgt je niet. Er staat een statistiekprogramma (Matomo) op de site, maar de meting staat uit: er worden geen bezoekersgegevens vastgelegd en er wordt geen analysecookie geplaatst. Daarom is er ook geen toestemmingsvenster. Zetten wij de meting ooit aan, dan passen wij eerst het cookiebeleid en deze verklaring aan en vragen wij daarvoor toestemming voordat er iets wordt geplaatst. De volledige uitleg staat in ons cookiebeleid.

Van mensen die zelf een kennismakingsgesprek inplannen

Je naam, je e-mailadres, het tijdstip dat je kiest en de toelichting die je zelf invult. Vul je een telefoonnummer in, dan ook dat. Wat wij daarmee doen, staat hieronder bij "Als je een kennismakingsgesprek inplant".

Waarom wij deze gegevens verwerken, en op welke grondslag

Doel	Grondslag
Het uitvoeren van de opdracht: administratie, aangiften, jaarstukken, advies	Uitvoering van de overeenkomst
Facturatie en debiteurenbeheer	Uitvoering van de overeenkomst
Cliëntenonderzoek, transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties	Wettelijke verplichting (Wwft)
Toetsing aan sanctielijsten	Wettelijke verplichting (Sanctiewet 1977)
Het doen van aangifte namens jou	Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst
Het voeren van onze eigen administratie en het voldoen aan de fiscale bewaarplicht	Wettelijke verplichting
Het behandelen van vragen en klachten	Gerechtvaardigd belang
Het beantwoorden van een bericht via het contactformulier, via WhatsApp of via sociale media	Gerechtvaardigd belang
Het inplannen, voorbereiden en nakomen van een kennismakingsgesprek dat je zelf reserveert	Gerechtvaardigd belang
Het toesturen van het actieplan dat je zelf hebt aangevraagd	Uitvoering van de overeenkomst
Het sturen van drie vervolgmails en daarna hoogstens één e-mail per kwartaal, met tips over administratie en belastingen en informatie over onze diensten	Jouw toestemming
Het kunnen aantonen dat je die toestemming hebt gegeven, en voorkomen dat je na een afmelding opnieuw e-mail van ons krijgt	Gerechtvaardigd belang

Over je burgerservicenummer

Wij verwerken je BSN alleen waar de wet dat toestaat of voorschrijft, met name voor het doen van belastingaangifte. Wij gebruiken het BSN nooit als klant- of dossiernummer en delen het alleen met partijen die er wettelijk recht op hebben.

Over het cliëntenonderzoek

Als administratiekantoor zijn wij wettelijk verplicht te onderzoeken met wie wij zaken doen. Daarvoor moeten wij je identiteit vaststellen en vastleggen, en soms onderzoek doen naar de herkomst van je vermogen. Deze verplichting gaat vóór jouw toestemming: wij kunnen de dienstverlening niet starten zonder dit onderzoek, en wij kunnen deze gegevens niet op verzoek verwijderen zolang de wettelijke bewaartermijn loopt.

Wij zijn daarnaast wettelijk verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland. De wet verbiedt ons je over zo'n melding te informeren.

Als je de administratiecheck doet of het actieplan aanvraagt

Op onze website staat de Gratis ZZP Administratiecheck: zeven vragen over hoe je je administratie bijhoudt, met daarna een score en een paar aandachtspunten.

Je antwoorden op die zeven vragen blijven op je eigen apparaat. Ze worden niet opgeslagen en niet naar ons verstuurd. Je score wordt in je eigen browser uitgerekend. Zolang je alleen de check doet, weten wij dus niet dat je er bent geweest en weten wij ook niet wat je hebt geantwoord.

Pas als je zelf het actieplan aanvraagt, komt er iets bij ons binnen. Dat zijn: je voornaam, je e-mailadres, je score, welke omschrijving je bij de eerste vraag koos, en via welke link je op de pagina kwam. Daarnaast leggen wij de datum en het tijdstip vast en welke versie van het formulier je hebt gebruikt. Wij gebruiken die gegevens om je het actieplan te kunnen toesturen en om te weten waar het gesprek over gaat als je daarna contact met ons opneemt.

De e-mails daarna zijn een aparte keuze. Bij de aanvraag staat één leeg vinkje waarmee je kunt aangeven dat je van ons e-mails wilt ontvangen. Wat je dan krijgt, staat er letterlijk bij: drie vervolgmails over je administratie, verspreid over ongeveer twaalf dagen, en daarna hoogstens één e-mail per kwartaal met een tip en een naderende deadline. Meer dan dat sturen wij niet.

Dat vinkje staat standaard uit en is niets meer dan een keuze: je ontvangt het actieplan ook als je het niet aanzet. Wij zetten je nooit zonder je eigen toestemming op die lijst.

Om die toestemming te kunnen aantonen leggen wij vast op welk moment je het vinkje hebt aangezet, welke tekst er op dat moment bij stond en welke versie van het formulier dat was. Dat is onze bewijslast, niet de jouwe: wij moeten kunnen laten zien waar je precies ja tegen hebt gezegd.

Na het vinkje sturen wij je één bevestigingsmail. Pas als je daarin op de link klikt, zetten wij je op de lijst. Op dat moment leggen wij ook je IP-adres vast, samen met het tijdstip. Dat doen wij omdat het samen met dat tijdstip aantoont dat de bevestiging van jou komt en niet van iemand anders die jouw adres heeft ingevuld. Wij gebruiken dat IP-adres nergens anders voor, wij maken er geen profiel mee en wij koppelen het niet aan je bezoek aan onze website. Wij verwijderen het na zes maanden; de rest van je toestemmingsbewijs blijft wel staan.

Afmelden en je toestemming intrekken kan altijd, met de link onderaan elke e-mail die wij op grond van je toestemming sturen. Dat is één klik, het kost niets en wij vragen er geen gegevens en geen reden voor. Je kunt het ook doorgeven per e-mail, per telefoon of per post; de contactgegevens staan bovenaan deze verklaring. Wij verwerken een afmelding uiterlijk de eerstvolgende werkdag en sturen je daarna geen e-mails meer op grond van die toestemming. Het intrekken geldt voor de toekomst: e-mails die al verstuurd zijn, kunnen wij niet terughalen.

Na een afmelding bewaren wij je e-mailadres nog op een afmeldlijst. Dat doen wij om twee redenen: zodat je niet per ongeluk opnieuw e-mail van ons krijgt, en zodat wij kunnen aantonen dat wij ons aan je afmelding hebben gehouden.

Sta je twee jaar op de lijst, dan vragen wij het je één keer opnieuw. Je krijgt dan een e-mail met de vraag of je de berichten wilt blijven ontvangen. Klik je op de link, dan blijf je staan. Doe je niets, dan halen wij je er daarna af — je hoeft dus niets te doen om van de lijst te komen.

Wij gebruiken je adres niet voor iets anders. Een adres dat je hier achterlaat, gebruiken wij niet om je te bellen, niet om je persoonlijk te benaderen over onze dienstverlening en niet om je op een andere lijst te zetten. Dat is een ander doel en daar hebben wij je adres niet voor gekregen.

Wij meten niet of je onze e-mail opent en wij houden niet bij op welke links in de e-mail je klikt. Er zit geen onzichtbare afbeelding in onze e-mails waarmee dat wordt gemeten. Wat wij wél vastleggen, zijn de klikken waarmee je zelf iets aan ons doorgeeft: de klik waarmee je je afmeldt en de klik waarmee je na twee jaar aangeeft dat je wilt blijven. Die hebben wij nodig om je keuze te kunnen uitvoeren en aan te tonen. Gaan wij ooit wél meten of je onze e-mail opent, dan vragen wij daar eerst apart je toestemming voor en passen wij deze verklaring aan.

Word je klant, dan nemen wij de gegevens uit je aanvraag op in je klantdossier en gelden daarvoor de termijnen die hieronder bij "Hoe lang wij gegevens bewaren" staan.

Als je een kennismakingsgesprek inplant

Je kunt zelf een kennismakingsgesprek met ons inplannen via onze boekingspagina. Die pagina is geen onderdeel van deze website: hij draait bij Microsoft, in dezelfde omgeving als onze zakelijke e-mail en onze agenda. Je hoeft er geen account voor aan te maken.

Wat wij van je krijgen als je een tijd reserveert: je naam, je e-mailadres, het tijdstip dat je kiest en de toelichting die je zelf invult. Vul je een telefoonnummer in, dan ook dat. Daarbij worden de datum en het tijdstip van je reservering vastgelegd, en je krijgt een bevestiging per e-mail. Meer vragen wij niet.

Wij gebruiken die gegevens om de afspraak in te plannen, om het gesprek voor te bereiden en om je te kunnen bereiken als er iets wijzigt. Onze grondslag is gerechtvaardigd belang: wij willen kunnen reageren op iemand die zelf contact met ons zoekt. Dat is dezelfde grondslag als bij een bericht via het contactformulier of via WhatsApp. Een kennismakingsgesprek is gratis en verplicht je tot niets; het is geen opdracht en wij starten op grond van zo'n gesprek geen dienstverlening.

Zet in het toelichtingsveld niet meer dan nodig is. Een paar regels over wat je doet en waar je vragen over hebt is genoeg, en dat is ook precies wat ons helpt. Wat er niet in hoort: je burgerservicenummer, een kopie van je identiteitsbewijs, bankgegevens of financiële stukken. Dat veld is geen beveiligd kanaal en wij hebben die gegevens in dit stadium niet nodig. Wordt het een opdracht, dan laten wij je weten hoe je zulke stukken veilig bij ons aanlevert. Zet je ze er toch in, dan verwijderen wij ze zodra wij ze zien en nemen wij ze niet over in een dossier.

Hoe lang wij de afspraak bewaren. Leidt het gesprek niet tot een opdracht, dan verwijderen wij de afspraak, je toelichting en onze aantekeningen uiterlijk twaalf maanden na het gesprek — dezelfde termijn die wij aanhouden voor berichten via het contactformulier. Zeg je af of komt het gesprek niet door, dan verwijderen wij de afspraak eerder. Word je klant, dan gaan de afspraak en onze aantekeningen over naar je klantdossier en gelden de termijnen uit de tabel hieronder.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit en delen ze alleen wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Concreet met:

de Belastingdienst, voor het doen van aangifte namens jou;
e-Boekhouden.nl, onze boekhoudsoftware. Hierin verwerken wij je administratie, je facturen

en de gegevens uit je bankkoppeling. Met deze partij hebben wij een verwerkersovereenkomst;

Microsoft, waar onze zakelijke e-mail, onze agenda en onze boekingspagina draaien. Mail je

ons of plan je een gesprek in, dan staan je bericht en je afspraakgegevens in die omgeving. Voor deze diensten geldt de gegevensbeschermingsovereenkomst die bij ons abonnement hoort. Microsoft slaat de gegevens van deze diensten op en verwerkt ze binnen de Europese Unie; gebeurt dat in een enkel geval toch buiten de Europese Economische Ruimte, dan gelden daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;

de Financial Intelligence Unit-Nederland, bij een melding op grond van de Wwft;
het Bureau Financieel Toezicht, wanneer dat als toezichthouder gegevens opvraagt;
externe deskundigen zoals een fiscalist of jurist, alleen wanneer dat voor jouw opdracht

nodig is en met een geheimhoudingsafspraak;

onze verzekeraar en juridisch adviseur, wanneer dat nodig is bij een aanspraak;
mijn.host, die deze website host. Hierbij worden je IP-adres en de opgevraagde pagina's kortstondig in logbestanden vastgelegd;
Laposta, waarmee wij het actieplan en de e-mails daarna versturen. Met deze partij hebben wij een verwerkersovereenkomst. Laposta verwerkt en bewaart je gegevens op servers in Nederland;
Cloudflare, Inc., voor de beveiliging van onze formulieren tegen geautomatiseerd misbruik (Cloudflare Turnstile). Open je een pagina met zo'n formulier, dan wordt er een stukje code van Cloudflare geladen en gaan je IP-adres en beperkte technische informatie over je browser naar Cloudflare, dat beoordeelt of je geen geautomatiseerd programma bent. Turnstile plaatst geen volgcookie en maakt geen profiel van je. Cloudflare verwerkt deze gegevens mede buiten de Europese Economische Ruimte; daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;
Meta (WhatsApp en Instagram), als je ons via een van die kanalen een bericht stuurt. Meta is geen leverancier die uitsluitend voor ons werkt: het bedrijf verwerkt berichtgegevens ook voor eigen doeleinden en is daarvoor zelf verantwoordelijk. Meta verwerkt gegevens mede buiten de Europese Economische Ruimte en daar hebben wij geen invloed op. Daarom vragen wij via deze kanalen nooit om je burgerservicenummer, je identiteitsbewijs, je bankgegevens of je administratie, en sturen wij zulke gegevens er zelf ook nooit heen.

Niet elk formulier op onze site werkt hetzelfde: waar de botbeveiliging van Cloudflare niet actief is, controleren wij op onze eigen server of een bericht van een mens komt. Daar komt geen externe partij bij en er worden geen extra gegevens over je vastgelegd.

Gebruiken wij later een leverancier voor cloudopslag, voor het veilig uitwisselen van bestanden of voor wachtwoordbeheer, dan sluiten wij met die partij een verwerkersovereenkomst voordat er gegevens van jou in komen, en noemen wij hem hierboven met naam.

Wij brengen je gegevens niet onder in landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dat onvermijdelijk is bij een leverancier en er passende waarborgen zijn getroffen. Onze boekhoudsoftware verwerkt je gegevens contractueel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte, Laposta verwerkt uitsluitend op servers in Nederland, en Microsoft slaat de gegevens van onze e-mail, agenda en boekingspagina op binnen de Europese Unie. Twee partijen hierboven verwerken wél mede buiten de Europese Economische Ruimte: Cloudflare en Meta. Bij Cloudflare gelden daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bij Meta hebben wij die waarborg niet in de hand, omdat zij geen leverancier van ons zijn maar zelf verantwoordelijk zijn voor hun platform; daarom gaan er via WhatsApp en Instagram geen gevoelige gegevens.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Gegevens	Bewaartermijn
Administratie en fiscale gegevens	7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht)
Gegevens uit het cliëntenonderzoek	5 jaar na het einde van onze samenwerking (Wwft)
Gegevens over een melding bij FIU-Nederland	5 jaar na de melding (Wwft)
Correspondentie en dossier	7 jaar na het einde van onze samenwerking
Berichten via het contactformulier die niet tot een opdracht leiden	12 maanden
Een kennismakingsgesprek dat niet tot een opdracht leidt: de afspraak, je toelichting en onze aantekeningen	12 maanden na het gesprek
Berichten via WhatsApp, Instagram of andere sociale media die niet tot een opdracht leiden	24 maanden na ons laatste contact
Je aanvraag van het actieplan, als je geen klant wordt en je geen toestemming gaf voor e-mails	12 maanden na je aanvraag
Je e-mailadres op onze maillijst	Tot je je afmeldt, en in elk geval tot 24 maanden na je aanmelding of na de laatste keer dat je hebt bevestigd dat je de e-mails wilt blijven ontvangen
Je score, het segment dat je koos en de bron van je aanvraag	12 maanden na je aanvraag, ook als je op de maillijst blijft staan
Het bewijs van je toestemming en van je afmelding: je e-mailadres, de tijdstippen en de tekst waarmee je toestemming gaf	5 jaar na de laatste e-mail die wij je op grond van die toestemming hebben gestuurd

Word je klant, dan gaan de gegevens uit je aanvraag mee naar je klantdossier en gelden daarvoor de termijnen die bovenaan deze tabel staan.

Na afloop van de termijn verwijderen wij de gegevens, tenzij een andere wettelijke plicht ons verplicht ze langer te bewaren.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer: tweefactorauthenticatie op alle systemen waarin klantgegevens staan, versleutelde uitwisseling van documenten in plaats van gewone e-mailbijlagen, versleutelde opslag, beperkte toegangsrechten, en periodieke back-ups. Documenten met een BSN of een kopie van een identiteitsbewijs versturen wij nooit als gewone bijlage per e-mail.

Ontstaat er ondanks deze maatregelen een datalek met een risico voor jouw rechten en vrijheden, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou wanneer de wet dat voorschrijft.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen, en bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.

Heb je ons ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die op elk moment intrekken, en net zo eenvoudig als je hem hebt gegeven. Voor onze e-mails is dat de afmeldlink onderaan elk bericht. Het intrekken geldt voor de toekomst en kost je niets.

Daarnaast heb je altijd het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing. Doen wij dat niet meer vanaf het moment dat je het zegt, dan hoef je daar geen reden voor te geven.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Voor gegevens die wij op grond van de Wwft of de fiscale bewaarplicht moeten bewaren, kunnen wij een verzoek tot verwijdering niet honoreren zolang de termijn loopt. Wij leggen dan uit waarom.

Een verzoek doe je via info@hodzicadministratie.nl. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je te identificeren. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden, tenzij het kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — wij lossen het liever samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op www.hodzicadministratie.nl. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij onze klanten persoonlijk.

Versie 1.5 — 14 oktober 2026

← Terug naar de homepagina